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项目经理的一星期——项目经理案头手册 “项目管理”既古老又年轻。回顾历史的长河，人类祖先为我们留下了无数精彩的项目案例，金字塔、长城、大运河、故宫……每一项大工程的背后都是无数人血汗的结晶，也充分体现出古人管理的智慧。不过直到近几十年，项目管理才真正作为一门学科建立起来，几十年的发展，它现在已经成为职业人员追逐的热点。
本期专题，我们透过一个职业项目经理一天的生活，为大家揭示项目管理的内幕，以及相关的操作方法技巧。实际上，不只是职业需要，项目管理作为一种方法体系，同样能应用到我们工作、生活的方方面面中。
策划|《电脑爱好者》编辑部 监制|柳絮飞
出场人物（项目干系人）
干系人又称为项目相关利益者，是指积极参与项目、或其利益会受到项目执行或完成情况影响的个人或组织（甚至包括市场中潜在的对手和合作伙伴等）。不同的干系人对项目有不同的期望和需求，项目经理需要在他们之中找到一种平衡。下面是本文中直接或间接出场的人物，它包括了每个项目一般都要涉及到的几个主要人员。
★项目经理：潘扬
清华大学高材生，曾任职于国外某大型咨询公司，现供职于国内某科技公司。为人热情、健谈，做事极有条理。他是本文中的项目经理，负责整个项目的管理工作。
★客户：刘威
F集团网站建设招标负责人。所谓客户，就是会使用项目产品的组织或个人。潘扬所在科技公司希望承包下F集团的网站建设项目，为其提供服务，F集团自然就是他们公司的客户了，而刘威则是他们与F集团的接口。
★项目组成员：白桥
程序员，潘扬的铁哥们，是本次项目组成员的领军人物。所谓项目组成员，就是指执行项目工作的一组人。
★发起人：王总
某科技公司的总经理，潘扬的老板，他有着丰富的项目管理经验。所谓的发起人，是指以现金或者其他形式，为项目提供财务资源的个人或者团体。本项目中，王总就是授权潘扬并给予财务人力支持的发起人。
★竞争对手：瑟琳娜
对手公司的项目经理，客户经理出身，对网站技术不甚了解，但擅长处理与客户间的关系，是潘扬竞标道路上的最大障碍。
新来的“P经理”
P是潘的缩写，又是潘扬的工作岗位项目经理Project manager的缩写，似乎预示着他天生就是块项目经理的料！
“别把P经理不当经理，没项目的时候你是最小化状态，有项目的时候你就是最大化状态，从公司老总到门口的文员，无一不是你可以充分利用的资源。一名优秀的项目经理，必须擅长调度各种资源，擅长管理项目团队，擅长对项目进展胸有成竹。在国际化大项目这个宽广的舞台上，你的心有多大，舞台就有多宽。”这是潘扬上班第一天，王总对他的一番谆谆教诲。王总很喜欢这个年轻人，希望把他培养成自己的得力助手。
接下来的一个月，潘扬的工作紧张而又忙碌。他和客户经理一起拜访重要客户，大量阅读公司之前的各个大项目文档，梳理他所负责的目标客户的近期需求，静静等待幸运之花的怒放。
3月26日 8:30——用邮件管理你的时间====================
作为项目经理，潘扬每天工作紧张而又忙碌，每天上班的第一件事便是打开电脑，收发来自公司决策层、同事以及客户的来信，面对小山似的来信，要按部就班势必会误时误事，不过，不用担心，潘扬高效管理邮件自有一套。 1.实现邮件自动分捡
潘扬每天都会收到许多来信，这样不但不利于邮件的管理阅读而且一些重要邮件非常容易被淹没在普通邮件甚至是垃圾邮件中，潘扬决定将邮件归归类。
启动Outlook 2010，在Outlook左侧导航窗格中选择并展开“Outlook数据文件”，然后鼠标右键点击“收件箱”项，从弹出菜单中选择“新建文件夹”命令打开新建窗口。
在打开的新建文件夹窗口中，输入文件夹名称，如“老板”，将来专门用来接收老板发来的邮件，最后单击“确定”按钮。以此类推，潘扬分别新建了同事、客户、同学、家人等多个文件夹。
点击菜单栏“开始”，然后选择“移动→规则→管理规则和通知”选项，在弹出的“规则和通知”窗口中点击“新建规则”按钮。在接下来弹出的向导窗口中选择“将某人发来的邮件移动到文件夹”选项，然后点击“下一步”按钮（图1）。
在接下来的窗口中，在“步骤1”列表中选择“发件人电子邮件地址中包含特定词语”选项，然后在“步骤2”列表中点击“特定词语”链接，打开查找文本对话框，输入“rqb712”(即信箱的用户名，符号＠前面的部分)后单击“添加”按钮将其加到搜索列表中，再单击“确定”返回，这样即可将老板的电子邮件地址添加进来。接下来，点击“指定”链接，将指定文件夹设置为“老板”文件夹，最后点击“下一步”按钮。
在接下来的邮件处理窗口中，选择“标记为重要性”和“在桌面显示通知”选项，点击“步骤2”列表中的“重要性”链接，将重要性设置为“高”，最后点击“完成”按钮即可（图2）。
这样，一个邮件规则就建立完成了，以后老板从RQB712@163.COM信箱中发过来的邮件会被立即移动到“老板”文件夹中，并被标记为“重要性-高”同时在桌面上会显示新邮件通知。按照上述方法，一一设置数条邮件规则即可实现邮件的自动分拣了。 
图1 
图2 2.利用颜色标注邮件的轻重缓急
每天面对收到的大量邮件，是不是应该仔细地阅读每一封信逐一处理呢？当然不是！如果不分轻重缓急每一封信逐一处理势必会浪费很多时间，甚至会误时误事。面对海量邮件，潘扬的处理方法是先预览邮件，判断邮件的重要程度，删除垃圾邮件，回复容易处理的邮件。对一些需要大量时间去处理或者需要后续提醒的邮件，用Outlook的颜色与后续标记功能进行标记。
点击Outlook“开始”菜单，然后点击标记“分类”，并从下拉菜单中选择“所有类别”，在弹出的窗口中可以对颜色进行命名。例如：将红色色标命名为“加急”、绿色色标命名为“重要”、蓝色命名为“普通”（图3）。
以后当收到邮件后，便可根据邮件的轻重缓解来进行标记了。鼠标右键点击邮件标题处的颜色标记，然后根据邮件性质选择相应的色标即可。
对于还需要做后续工作的邮件，还可以添加后续标记，以便提醒以防忘记，设置后续标记的目的就是提醒在限定的时间内完成后续工作。右键点击邮件中的小旗标志，在下拉菜单中可以选择后续处理的时限，是今天、明天、后天还是本周或下周。
对于需进行详细标记的邮件，可以选择“自定义”选项，打开自定义窗口自行定义。例如需要在某个时段电话答复的邮件，可以按如下方法进行设置。点击“标志”下拉列表，从中选择“请打电话”，然后分别设置一下开始日期和截止日期。最后选中“提醒”复选框，并设置一下提醒的时间和铃声。这样，Outlook就会在规定的时间发出提醒，提醒电话答复邮件。 
图3 3.重要客户特别跟踪
白桥外出考查，不时会发来一些调研信息，这些信息对潘扬来说非常重要，给其进行决策提供了重要的理论依据。潘扬想时刻掌握跟踪白桥的信息，免得人多事杂给漏掉了。
点击菜单栏的“文件→选项”命令，打开Outlook选项窗口。选择左侧列表中的“便笺和日记”选项，点击右侧列表中的“日记选项”按钮。
在接下来打开的“日记选项”窗口中，首先选中“自动记录”列表中的“电子邮件”，在“记录文件”列表中选择一种记录的方式，可以是Word、Excel、Access等，最后在“联系人”列表中选择需要消息跟踪的联系人，如“白桥”并点击“确定”按钮即可（图4）。
以后，在Outlook窗口中，选择“日记”选项打开日记视图，只要收到了白桥（特定联系人）的电子邮件，就能够看到通知，双击相应通知即可打开收到的邮件进行查看了。 
图4 4.桌面便笺方便留言
在整理邮件过程中，电话响了，原来是工会的马主席找新分配来的女大学生冯娟约她晚饭后去排练节目，打手机关机无法联系，所以让潘扬看到的时候，帮忙说一声。潘扬笑了笑，冯娟今天临时有事请了一个小时假，要晚来一会儿。捎话，这点小事，当然没问题了，就在自己的桌面上留个便笺记一下吧。
在Outlook中，点击菜单“文件→新建→便笺”(或按Ctrl＋Shift＋N键)新建一个便笺。
接下来最小化Outlook，而便笺窗口依然贴在屏幕上，这时就可以把事情记下来了，输入“马主席找冯娟晚饭后排练节目，看到后告之。”。
潘扬想了想，觉得还是不放心，还是把便笺转发给冯娟本人，以及她办公室的同事，也好让他人帮着通知一下。点击便笺左上角的图标，从弹出的菜单窗口中，选择“转发”命令，在弹出的发送窗口中选择相关人的邮件地址，点击“发送”按钮即可。
3月26日 10：30——报告处理、制作有诀窍=================
邮件处理得差不多了，潘扬喝了杯咖啡，稍事休息。这时MSN上弹出消息，王总告诉他“F集团的全国骨干网招标书今天刚刚发出！项目很大，时间很紧，快看邮件！然后抓紧做一份项目报告。”
1.PM必备的超长文档阅读妙招
果然，这个项目异常庞大。仅仅技术文档需求就将近100M，涉及到F集团22个大区的骨干网络，如果能够中标，标的将极高，堪称公司今年的第一大单。
超长文档阅读起来不是很方便，可适当运用一些技巧。运行Word 2010，单击菜单栏上的“视图”按钮，勾选“导航窗格”，即可在Word 2010编辑窗口的左侧打开“导航窗格”。Word 2010新增的文档导航功能的导航方式有四种：标题导航、页面导航、关键字(词)导航和特定对象导航，这样就可以轻松查找、定位到想查阅的段落或特定的对象，长文档阅读起来不会再无头绪了。 2.策划案就是一道填空题——双文档查看
项目策划书有一个基本的格式，比如一般会有执行概要、项目情况介绍、市场分析、竞争和风险分析、项目实施等项目。有时，它其实就象一道填空题，只需在相应的项目下填写上具体内容就行了。有不少内容，可直接从客户方的文档中提取出来，所以，将两个文档并列显示，写起报告来就方便多了。
这个要求，对于Word 2010来说，简直不费吹灰之力。首先，我们要在Word 2010中打开欲进行对比的两篇文档。然后，点击“视图标签→并排查看”命令，进入双文档同步查看模式。
此时，两篇文档便在Word 2010的安排下，完成了同屏显示。更令人兴奋的是，它们之间还实现了同步关联。当我们对其中一篇文档前后翻动时，另一篇文档也会随之自动移动，并且始终保持界面窗口中显示的是文档的相同位置。而正是这样一个人性化的功能，让Word 2010的“并排查看”，显得更为实用。 3.报告图片随手拈来
为了让项目报告图文并茂，需要插入适当的图片。Word 2010中包含了截图工具，用起图来就方便多了。
切换到Word 2010或Excel 2010的“插入”选项卡，我们可以在“插图”功能组中发现一个名为“屏幕截图”的按钮，这里支持多种截屏模式，单击“屏幕截图”按钮，我们可以在这里发现当前打开窗口的截屏画面，单击选定之后即可插入当前文档。
如果选择“屏幕剪辑”，返回桌面时可以发现鼠标光标已经变成一个细十字形，按下鼠标左键即可截取相应画面，松开鼠标可以返回文档窗口，刚才截取的画面会自动进入当前文档。
如果是在PowerPoint 2010的演示文稿窗口，切换到“插入”选项卡，“屏幕截图”按钮的位置转移到了“图片”功能组中，我们同样可以在这里快速插入当前窗口的缩略图或截取窗口。 3月26日 13：30——分配任务 分头实施标书前期准备=========
一上午的时间很快就过去了，吃完中饭回来，潘扬将报告发给了王总，并在MSN上向王总请示：“王总，这个项目，我需要一个很大的团队来配合。”“你可以先细分一下局方的技术标和商务标需求，然后分解任务，利用一切可利用的资源，建立相应的团队。”于是，潘扬将客户需求的商务标和技术标分解成研发、商务、物流、售后等多个环节。每个环节设立责任人，在和王总商量过合适人选后，F集团的应标团队正式成立了。王总最后指示，要求尽快制定出竞标书，参加下周的竞标。 1.高效的事务管理
时间紧、任务重，再加上前期手头上的一些未完成的工作，潘扬觉得头绪太多，不好好规划一下很可能会出错，于是决定进行一下事务的组织、管理与规划。
潘扬每周一、周五要参加公司的工作例会，5月12日上午10：30要与某IT公司黄经理进行会谈，15日，要完成职称评定所需的论文，这些都可以利用Outlook日历视图和待办事项栏来进行管理。
启动Outlook，从左侧列表选择“日历”选项，进入日历视图。在右侧窗格中点击鼠标右键，选择“新定期约会”命令（图5）。
在接下来弹出的对话框中，将“约会时间”设置成公司例会召开的时间，16:30～17:00，将“定期模式”设置成“按周”并选择“星期一”和“星期五”复选框，最后点击“确定”按钮即可。
在接下来的窗口中，将“主题”设置为“公司行政例会”，地点设置为“公司17楼大会议室”，并简要输入一些备忘内容，最后点击“保存并关闭”按钮即可（图6）。
接下来选择5月12日，在右侧窗口点击鼠标右键，选择“新建约会”命令，打开新建约会窗口。在“主题”栏中输入“与IT公司黄经理会晤”，在“地点”栏中输入会谈的地点，如“公司16楼小茶厅”，取消对“全天事件”复选框的勾选，同时将时间设置为上午的10:30～11:30，最后在下面的文本栏中输入会谈的内容摘要。
在Outlook中，可以直接将邮件标记为待办事项。找到论文收缴通知邮件，右键点击邮件的标记列，在随后打开的快捷菜单的中选择截至日期。标记完成以后，就可以在“待办事项栏”中看到所有的待办事项和即将到来的约会信息。 
图5 
图6 2.巧妙地处理突发事件
对于那些已经预先安排好的各种工作任务，潘扬已经习惯于将它们作为任务添加到Office Outlook的待办事项列表中，从而使这些工作任务可以有条不紊地进行，从而让自己将精力全部投入到当前的项目上。但是，现实工作环境中经常会出现一些临时性的工作安排，例如，潘扬正在集中精力撰写工作总结时，总经理秘书临时通知潘扬下午15:00到总经理办公室去一趟。为了不使自己的工作思路被打断，潘扬利用OneNote提供的系统托盘功能来处理一些突发性的工作。
点击Windows系统托盘区的OneNote 2010图标，打开OneNote便笺窗口。在便笺窗口中输入临时任务的描述信息，例如“今天下午15:00到总经理办公室去一趟，王总找，探讨有关采购计划调整的相关事宜”（图7）。
在OneNote便笺窗口中单击鼠标右键，选择“Outlook任务→今天”命令，这时信息的左侧会出现一个图标，它代表这条信息已被作为当天任务添加到Outlook的待办事项列表中了。
右键点击图标，在快捷菜单中选择“在Outlook中打开任务”命令，在打开的Outlook新建任务窗口中，就可以发现新任务的基本信息已经填写就绪，下面要做的只是选中“提醒”复选框，并将提醒的时间设置为“14:55”（比会谈时间下午15:00提前5分钟，以避免迟到）。
最后，点击“保存并关闭”按钮，结束临时任务的建立。现在，潘扬就可以马上回到手头的工作上，当时间到达14:55时，Outlook就会自动提醒他到总经理办公室了。 
图7 3.合理进行任务分配
经与王总紧急磋商，潘扬基本上明白了投标的相关工作，磋商之后潘扬便开始为下属分配起任务来了。李萌负责与北京某公司联系，摸清对方对网站建设的基本需求；李杰负责市场的调研；王强负责标书的制作。
在Outlook中，点击左侧导航窗格中的“任务”选项，然后在右侧窗格中单击鼠标右键，选择“新建任务”命令，打开任务对话窗口。填写项目主题名称“网站建设竞标任务分配：摸清公司网站建设的需求”，设置项目截止及开始的日期，以及设置提醒时间、任务简介等等。最后单击工具栏上的“保存并关闭”按钮保存任务（图8）。
双击刚刚新建的任务，在任务窗口的工具栏上单击“分配任务”按钮，则该窗口上会多出一个“收件人”按钮，单击该按钮并将联系人选择为“李萌”，或直接在其后的文本框中输入接收任务人李萌的邮件地址。
设置完毕，单击 “发送”按钮，即可将任务发送给李萌了。
按同样的方法，新建两个任务，将市场调研的任务分配给李杰，将标书制作的任务分配给王强即可。需要注意的是：在分配任务窗口中，选中“在我的任务列表中保存此任务的更新副本”一项，则同事在任务进行当中会自动发来通知消息，只要打开这个消息，任务表中就会自动修改这个任务。选中“此任务完成后给我发送状态报告”项，则同事将任务标为完成时，会收到自动状态报告消息，表示任务完成。
当同事接收到任务时，就会收到一条电子邮件消息，有任务交待，并有“接受”和“谢绝”两个按钮。当对方点击“接受”按钮，则这个任务自动加进他的任务表中，并成为任务拥有者。不管是点击“接受”还是“谢绝”，都会给潘扬发回一条确认消息。 
图8 4.巧妙的资料收集
为确保竞标工作的顺利进行了，潘扬需要通过Internet查找一些资料，有时可能还需要将重要的资料以网页的形式保存起来，或者将其粘贴到Word文档中保存起来。为方便资料的查找和管理，潘扬决定使用OneNote来管理这些资料。在查找浏览网页过程中，直接将所需的信息添加到OneNote笔记本中。
在浏览网页信息过程中，当发现自己需要的内容时，只需将其选中，然后单击IE浏览器工具栏中的“发送至OneNote”按钮即可。这时，系统不仅会将内容添加到OneNote笔记本中，而且还会在内容下方显示该网站的链接地址，以方便通过此链接查看与此内容相关的详细信息。
如果没有在网页中选择需要导入的内容，单击“发送至OneNote”按钮，系统会将整个网页导入到OneNote笔记本中。
在查找资料的过程中，如果发现一些有用的资料，但该网站不允许复制其中的内容，造成资料无法收集。这时不用担心，利用OneNote的屏幕剪辑功能，可以方便地将网页“拍”下来，并将“照片”保存在笔记中，笔记下方同样会给出网站链接地址，方便再次访问网站内容。创建屏幕剪辑的方法非常简单，只需按组合键“Windows徽标键+S键，待屏幕反白显示时，拖动鼠标选取所需的内容，这时，会弹出一个要求选择存放位置的对话框，选择一下图片保存的位置即可将网页作为图片导入到OneNote笔记本中了（图9）。
一天的工作就这样紧张而有序的进行着，不知不觉间，潘扬看了看时间，已晚上8点了！项目经理加班，已经是见怪不怪的事情了，潘扬关上笔记本，看着窗外万家灯火，自己也该回家啦。 
图9
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jack20035:2024-10-23 14:29
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发表于 2012-3-7 15:17:01
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